Бесплатный учёт заявок: что реально есть и где предел

Кратко

Бесплатная система учёта заявок существует по-настоящему — но не как урезанная демоверсия, а как рабочий инструмент с чётким потолком: по числу обращений в месяц, по числу людей в команде или по набору функций. Понять свой предел стоит до того, как таблица или бесплатный тариф начнут трещать, а не после того, как заявки начнут теряться.

Актуально на 23 сентября 2026 года.

Три формы «бесплатно»

За фразой «бесплатная система заявок» на самом деле стоят три разных предложения, и их стоит не путать.

Таблица или общая почта. Бесплатно в буквальном смысле — денег не берут никто и никогда, потому что это не продукт, а самодельное решение поверх Excel, Google Таблиц или общего почтового ящика. Плата здесь не деньгами, а временем: записи вносятся вручную, часть обращений теряется, история клиента собирается по крупицам.

Бесплатный тариф SaaS-сервиса. У платной системы есть урезанная версия без оплаты — постоянно, а не на пробный период. Предел здесь не размытый, а числовой: столько-то заявок в месяц, столько-то операторов, без части функций вроде SLA или отдельного канала почты. Это рабочий инструмент, а не приманка: пока команда в предел укладывается, он ничем не хуже платного.

Самостоятельный хостинг открытого кода. Программа бесплатна, но её нужно где-то разместить и кому-то обслуживать: обновления, резервные копии, безопасность. Бесплатность здесь смещается с лицензии на владение: сервер не бесплатен, а время администратора — тем более.

Путаница в спросе «учёт заявок бесплатно» обычно происходит между первым и вторым вариантом: ищут постоянно бесплатную систему, а находят либо самодельную таблицу, либо пробный период платного продукта с датой окончания.

Где у бесплатного тарифа обычно предел

Независимо от конкретного сервиса, бесплатные тарифы систем заявок почти всегда ограничивают одну и ту же связку параметров, потому что именно она определяет реальную нагрузку на инфраструктуру поставщика:

Само наличие заявок и статусов бесплатно почти везде — это витрина. Ограничивают ровно то, что стоит поставщику ресурсов: объём хранения, число одновременных пользователей, время поддержки со стороны разработчика.

Как посчитать, укладываетесь ли вы в бесплатный предел

Пример расчёта на реальных числах, без выдуманной статистики рынка — только арифметика для собственной ситуации.

1. Посчитайте число активных клиентов или внутренних пользователей, которые обращаются за помощью, — например, 40.
2. Оцените, сколько обращений в месяц в среднем даёт один из них. Если данных ещё нет, возьмите нижнюю оценку в 1 обращение на человека в месяц — это 40 заявок.
3. Заложите запас на пиковый месяц — например, в полтора раза больше обычного объёма, если своей статистики по сезонности ещё нет: 40 × 1,5 = 60 заявок в пиковый месяц.
4. Сравните с лимитом бесплатного тарифа, который рассматриваете. Если лимит — 50 заявок в месяц, в обычный месяц вы укладываетесь, а в пиковый — уже нет.

Тот же расчёт стоит повторить и для числа сотрудников: если заявки распределяются между тремя операторами, а бесплатный тариф даёт доступ только двоим, третий останется без личного логина и будет работать через чужой аккаунт — а это уже не учёт, а размытая ответственность.

Частые ошибки при выборе

• Считают только сегодняшний объём. Бесплатный лимит подходит команде из двух человек с сорока заявками, но через полгода рост съедает запас, а переезд с накопленной историей — отдельная работа, которую откладывают до последнего.
• Не проверяют, что именно отключено, а не только сколько. Часто важнее лимита по числу заявок оказывается отсутствие SLA или единой очереди из нескольких каналов — без них учёт остаётся учётом, а не системой ответственности за сроки.
• Путают пробный период с постоянным бесплатным тарифом. Пробный период заканчивается датой, после которой доступ либо платный, либо ограниченный; это не то же самое, что тариф, бесплатный навсегда в рамках лимита.
• Считают, что бесплатно — значит без рисков. У самодельной таблицы риск не в цене, а в потере обращений и в отсутствии единой истории клиента — это может стоить дороже подписки.

Как проверить конкретное предложение за пять минут

• Найдите точную цифру лимита — число заявок, операторов, каналов. Формулировка «безлимитно на старте» без даты и без условия — маркетинговый оборот, а не факт.
• Проверьте, что бесплатный тариф даёт единую историю обращения независимо от канала, а не отдельный список на каждый мессенджер.
• Убедитесь, что при превышении лимита заявки не теряются молча, а система хотя бы предупреждает или предлагает следующий шаг.
• Посчитайте, сколько по факту стоит выход за лимит — иногда доплата за превышение обходится дороже, чем сразу платный тариф.

Частые вопросы

Можно ли бесплатно вести учёт заявок для маленькой компании?

Да, если команда небольшая, а объём обращений умещается в лимит выбранного бесплатного тарифа. Для двух-трёх человек с несколькими десятками заявок в месяц бесплатного тарифа обычно достаточно.

Чем бесплатный тариф отличается от платного?

Не самим фактом учёта заявок — он есть и там, и там, — а числом заявок и людей, набором каналов приёма и наличием сроков SLA, отчётов и автоматизации.

Что происходит при превышении лимита бесплатного тарифа?

Зависит от сервиса: где-то новые заявки перестают приниматься, где-то предлагают перейти на платный тариф, где-то функциональность просто блокируется до следующего месяца. Этот пункт стоит уточнять до подключения, а не после.

Подходит ли бесплатная система, если заявки приходят из нескольких каналов сразу?

Смотря что понимать под системой. Самодельная таблица не сведёт письма, сообщения из мессенджера и заявки с сайта в одну очередь сама — это придётся делать руками. Бесплатный тариф SaaS-сервиса обычно сводит каналы, но чаще всего с ограничением на их число.

Как это устроено в TehProf.kz Support

В TehProf.kz Support бесплатный тариф Free — это рабочая система, а не демоверсия: заявки из подключённых каналов попадают в единую очередь со статусами, канбан-доской и автоматическим объединением повторных сообщений от одного клиента (описано в статьях Список заявок и фильтры и Канбан-доска).

Предел у тарифа Free числовой и открытый: 50 заявок в месяц, 2 оператора, 1 Telegram-бот, без email-канала, без правил SLA, без групп заявок и без REST API. Полная сравнительная таблица тарифов — в статье Какие есть тарифы?. При переходе на платный тариф история заявок и клиентов сохраняется — учёт не начинается заново. Полный перечень пределов Free и сравнение с тарифом Starter — на странице Бесплатный helpdesk.

Связанные статьи

• Какие есть тарифы?
• Список заявок и фильтры
• Приём и обработка заявок от клиентов: как выстроить
• Чем helpdesk отличается от service desk
• Система заявок: как выбрать программу для обращений