Шаблоны заявок и заявки по расписанию

Кратко

Шаблон хранит готовую заявку: название, текст, услугу, компанию, ответственного и срок. По шаблону заявка заводится в один клик, а с расписанием — сама, в нужный день и час. Так удобно вести регулярные задачи: ежедневную разноску выписки банка, еженедельную сверку, ежемесячную отчётность.

Кто имеет доступ

Шаблоны доступны на тарифе, в который входит эта возможность. Если тариф её не включает, заявки по расписанию не заводятся, пока тариф не вернут, — срок при этом не сдвигается и пропущенные заявки не накапливаются.

Где найти

• Заявки → Действия → Шаблоны заявок — список шаблонов, создание и правка.
• Заявки → Действия → Создать по шаблону — завести заявку по готовому шаблону.
• Новая заявка → Создать шаблон — сохранить заполненную форму как шаблон.
• В карточке заявки кнопка «Сделать шаблон из заявки» — шаблон по образцу уже заведённой заявки.

Компания и исполнитель

«По правилам компании и услуги» использует правило выбранной компании и услуги, затем ответственного компании. Это работает и по расписанию, даже если обычная раздача очереди выключена. Если в шаблоне выбран конкретный сотрудник, отдел или роль, этот выбор имеет приоритет.

Под полями показано, кто получит заявку по текущим правилам. Правила проверяются заново при создании: после смены ответственного компании следующие заявки получит новый сотрудник. Если правило не может назначить сотрудника, форма объяснит причину.

Для расписания выберите компанию заранее. «Без компании — внутренняя заявка» создаёт одну внутреннюю заявку и не означает запуск по всем компаниям. При ручном использовании компанию можно выбрать в форме новой заявки. Пустое поле компании не определяет её по названию или автору шаблона.

Как правильно завести заявку по расписанию

Заявку по расписанию заводит система, без человека. Поэтому всё, что человек дописал бы при ручном заведении, должно быть в шаблоне заранее. Без этого система заявку не заведёт.

Обязательно заполните

1. Название шаблона — как шаблон называется в списке. Например: «Разнести выписку банка за предыдущий день».
2. Текст заявки (раздел «Содержание заявки») — что именно нужно сделать. Например: «Разнести выписки банка за предыдущий день по всем закреплённым компаниям, создать задачу в программе и отметить после выполнения».
3. Услуга (раздел «Услуги и параметры») — хотя бы одна действующая услуга. По ней заявка попадает в нужную очередь и к нужным людям.
4. Дата и время срока (раздел «Запуск») — когда завести первую заявку. Время — местное время вашей компании.

Если что-то из этого не заполнено, форма не сохранит шаблон: она покажет, какое поле пустое, подсветит его красным и объяснит, зачем оно нужно. При включённом расписании обязательные поля отмечены звёздочкой.

Настройте повтор

• Расписание — «Один раз в дату» или «Повторять».
• Повторять каждые и Единица повтора — например, каждый 1 день, каждую 1 неделю, каждый 1 месяц.
• Только рабочие дни — если срок выпал на субботу или воскресенье, заявка заводится в ближайший предыдущий будний день.
• Заводить заранее, дней — заявка появится раньше срока, а сам срок не сдвинется.
• Заводить до даты — последняя дата, после которой повтор прекращается. Пусто — повторять без конца.
• Если прошлая заявка ещё открыта — «Пропустить» не заведёт новую, пока не закрыта прошлая; «Всё равно завести» заведёт каждую.

Желательно заполнить

• Название заявки (раздел «Содержание заявки») — заголовок заявки в списке. Короткое понятное название помогает найти заявку. В него можно вставить подстановку — например, «Отчёт за {прошлый_месяц}» для ежемесячной заявки.
• Компания-получатель — для чьей компании работа. «Определять по обращению» у заявки по расписанию оставит её без компании: обращения, из которого можно понять компанию, нет.
• Ответственный — кто получит заявку. «Обычная раздача» отдаст её по вашим правилам распределения.
• Срок по шаблону, дней (раздел «Правила заявки») — сколько дней даётся на выполнение.

Пример: ежедневная разноска выписки банка

Если расписание приостановлено

Если заявку по расписанию завести не удалось из-за самого шаблона — например, услугу выключили в справочнике, — система ставит расписание на паузу и присылает уведомление с причиной. Пауза с причиной видна и в списке шаблонов, и вверху формы шаблона. Каждый день ошибка повторяться не будет.

Чтобы возобновить: откройте шаблон (ссылка в уведомлении ведёт прямо в него), исправьте то, что названо в причине, и сохраните. Расписание продолжится само. Если срок в шаблоне уже прошёл, система заведёт одну заявку за пропущенный срок и перейдёт к следующему — пачки заявок задним числом не будет.

Заявка по шаблону вручную

1. Заявки → Действия → Создать по шаблону и выберите шаблон.
2. Откроется форма новой заявки, заполненная из шаблона. Поправьте, что нужно, и создайте заявку.

У шаблона без расписания текст можно оставить пустым — его допишет человек при заведении заявки.

Частые вопросы

Шаблон сработал, когда я нажала сама, но по расписанию заявки нет. Скорее всего, в шаблоне не хватает текста или услуги: при ручном заведении их дописывает человек, а по расписанию некому. Откройте шаблон и сохраните — форма покажет, чего не хватает.

Заявка появилась не в тот час. Время расписания — местное время вашей компании. Часовой пояс указан под полем «Расписание», его задают в настройках рабочих часов.

Можно ли сделать заявку раз в неделю по понедельникам? Да: поставьте дату срока на ближайший понедельник и повтор «каждую 1 неделю».